Hola, equipo!!
Quería compartir con todos ustedes una nueva solución, para algo que probablemente al igual que a mí les ha ocurrido a todos en algún proceso de implantación.
En ciertas industrias la necesidad de realizar los recuentos de stock, pueden ser más o menos cíclicos a corto plazo o mediano plazo, esto puede ser una práctica muy común sobre todo en empresas con muchos puntos de ventas, no obstante la “Presencia/Gestión/Supervisión”, para el control de los “Recuentos/Ajustes/Movimientos”, en los almacenes por parte de los responsables puede ser realmente un dolor de cabeza, si tomamos en cuenta factores como la situación geográfica, disponibilidad de tiempo o el volumen de recuentos a realizar cada equis meses o intervalos de tiempos.
La solicitud más común por parte de los clientes suele ser la siguiente:
… ¿Cómo poder controlar la aprobación de los diarios de “Recuentos/Ajustes/Movimientos”?…
Siendo por nuestra parte la propuesta más ágil, común y menos costosa, quitar el botón de registro de estos diarios por medio de los roles de seguridad técnicamente, con esto permitiendo a los usuarios de almacenes solo crear las líneas y validar el diario, mientras que el responsable por medio de su rol de seguridad sea la única persona con la potestad de realizar el registro del diario.
En las “Features” publicadas este último año Microsoft ha liberado la opción de configurar un “Flujo de trabajo de aprobación de diarios de inventarios”, a continuación adjunto una breve guía con los pasos a seguir para activar la característica, y un ejemplo muy sencillo de como configurar un flujo de trabajo básico de aprobación, en el cual emularemos la siguiente estructura organizativa para realizar la aprobación de un diario de recuento.
Flujo de aprobación:
Responsables dentro de la jerarquía:
Proceso de activación de feature y creación de flujo de trabajo
Paso 1: activar la feature
Para realizar esto se debe ir al siguiente acceso directo “Administración de características”.
En la administración de características se deberá buscar la “Feature”
Una vez la característica haya sido habilitada, aparecerá un ícono “✔”, informando el estado aprobado, junto a la fecha en la que esta se habilitó.
Paso 2: Crear flujo de trabajo
Para realizar este paso, se deberá ir al apartado de configuración del módulo “Gestión de inventario y almacenes”.
Una vez dentro, se deberá acceder a los flujos de trabajos.
Seleccionar el tipo de diario, en este caso para el ejemplo utilizaremos el diario de recuento.
El flujo de trabajo será estándar por tanto realizaremos los mismos pasos que tendríamos que realizar en un flujo de compra o proyectos.
En el siguiente diagrama se ha diseñado un flujo de aprobación básico, el cual se activará siempre y cuando se cumplan una de las siguientes condiciones.
- ¿El recuento se realizará en el almacén 11?
Importante: en las condiciones actualmente disponibles no se cuentan con validaciones a nivel de monto/coste monetario.
El flujo de trabajo se enviará a los usuarios correspondientes, basándose en la jerarquía organizacional.
Condiciones para aprobadores:
Detalle:
- En este ejemplo se realizará un recuento desde el almacén 11 con el usuario C.Gaibor el cual tiene el puesto de trabajo “Warehouse Worker”.
- Una el flujo haya sido enviado, este deberá ser aprobado por el usuario F.Rozzato, el cual tiene la posición de “Store Manager”.
Una vez configurados los pasos correspondientes, se deberá activar el flujo de trabajo.
Paso 3: Configurar el flujo de trabajo en diario de recuento
Para realizar este paso se deberá ir a la configuración del nombre de diario de inventario.
En este diario de inventario:
Paso 4: Una vez configurados los parámetros del flujo de trabajo, se puede realizar diario de recuento.
En la parte superior derecha se muestra el botón flujo de trabajo en color gris, esto se habilitará una vez se cumpla una de las dos condiciones establecidas.
Se ha establecido en la línea de diario un recuento en el almacén 11, como se puede observar se ha habilitado la opción flujo de trabajo.
La validación del diario se puede realizar previamente a la aprobación del flujo de trabajo, cuando esta se ejecute el sistema generará una advertencia indicando que para realizar el registro se debe aprobar el flujo de trabajo.
Ejecución del flujo de trabajo.
Historial de flujo de trabajo: cómo se puede observar, se ha delegado de forma automática la aprobación basándose en la jerarquía organizacional.
Configuración Dyn365FnO:
Solicitud de aprobación.
El botón de registro se habilitará:
Registro realizado correctamente.
Espero que este artículo les sea de utilidad.
Un fuerte abrazo!!
Att: Cristhian!!
