Este post tiene la intención de explicar la funcionalidad de gestión de embalajes que puede utilizarse para llevar el control de las tasas de Punto Limpio.
Es por ello por lo que este post se divide en 2 partes:
- Configuración de la gestión de embalaje
- Uso de la gestión de embalaje
Parametrización
Para poder utilizar la gestión de embalaje es necesario parametrizar formularios en los siguientes módulos:
- Gestión de inventario
- Clientes
- Administración de la organización
Gestión de inventario
En este módulo hay que configurar los siguientes elementos:
- Parámetros de Gestión de inventario y almacenes
- Configurar los materiales de embalaje
Parámetros de Gestión de inventario y almacenes
Para activar la funcionalidad de cálculo de cuotas hay que activar el campo “Calcular cuotas de material de embalaje” situado en el Grupo de botones Material de embalaje dentro de la pestaña General.
Configuración de los materiales de embalaje
Podemos encontrar los formularios específicos para la configuración de los embalajes en el módulo de Gestión del Inventario. En la ruta Gestión del Inventario > Configurar > Materiales de embalaje. Existen 4 formularios que tenemos que parametrizar:
- Grupos de embalaje: Este grupo sirve para agrupar diferentes artículos que lleven la misma cantidad de embalaje. Esto nos sirve para disminuir el número de registros en la tabla de cálculo de cuotas de embalaje.
- Códigos de material de embalaje: Crearemos tantos registros como materiales de embalajes haya, para poder configurar los cálculos por cada material.
- Unidades de embalaje: en este formulario indicamos la cantidad de embalaje bien por artículo, bien por Grupos de embalaje (agrupaciones de artículos que tienen las mismas cantidades de embalaje)
- Cuota de material de embalaje: En este formulario especificamos las cuotas de cada material por un periodo de tiempo. Estos precios junto con las cantidades de cada embalaje (Unidades de embalaje) son los que el sistema utilizará para calcular las cuotas.
Grupos de embalaje
En este formulario vamos a indicar un código de grupo y un nombre de grupo de embalaje. Indicaremos este Grupo en cada artículo. De esta manera podremos asociar productos que vayamos a gestionar de la misma manera.
Este formulario consta de dos campos:
- Grupo de embalaje: Es el código del grupo.
- Nombre: Nombre descriptivo del grupo.
Códigos de material de embalaje
En este formulario indicamos los diferentes materiales de embalaje.
Consta de los siguientes campos:
- Código: sirve para identificar el material.
- Material de embalaje: Es el nombre descriptivo del material.
- Unidad: en la unidad en la que se mide el material
También consta de un botón llamado Cuotas de material de embalaje que es donde configuraremos la tasa asociada a este grupo.
Asignación de material de embalaje
En este formulario indicamos las cantidades de material de embalaje que interviene en cada artículo. La información de este formulario se reparte entre 2 pestañas.
Aquí es donde vamos a configurar la cantidad de cada material de embalaje que se utilizan para cada artículo. Esta información se puede configurar artículo a artículo, por grupos de embalaje o de forma genérica para todos los productos
En la parte superior del formulario nos encontramos con los siguientes parámetros:
- Código de artículo: Se selecciona Grupo, Tabla o Todo, para indicar si este registro va a afectar a un conjunto de artículos asociándolos por su Grupo de embalaje, a un artículo concreto o a todos los artículos.
- Relación de artículos: Dependiendo del valor del campo anterior, aquí se mostrarán los Grupos de embalaje, los artículos del maestro o se quedará en blanco.
- Unidad: La unidad del embalaje que interviene
- Factor de la unidad de embalaje: Como el peso del embalaje puede ser muy bajo respecto al producto, podemos utilizar este factor para poder realizar los cálculos sin cambiar la unidad de inventario.
Mientras que en la parte inferior y relacionada con la superior nos encontramos con los siguientes parámetros:
- Código: Especificamos el código del embalaje que queremos relacionar con el registro superior
- Peso: Indicamos el peso del material que interviene en el embalaje del producto
- Unidad: unidad del material del embalaje
Cuota de material de embalaje
En este formulario configuramos la tasa a aplicar a cada embalaje.
La tasa se puede configurar teniendo en cuenta los siguientes parámetros:
- Rango de fechas: Podemos tener diferentes tasas para diferentes rangos de fechas
- Unidad: Podemos configurar diferentes tasas para diferentes unidades de embalaje
Como he indicado anteriormente, se puede acceder a este formulario desde el formulario de Códigos de material de embalaje. Pero en ese caso se nos abrirá el formulario filtrado por el material desde el que accedemos.
Gestión de información de productos
Productos emitidos
Para aquellos artículos que vayan a compartir material de embalaje, en vez de crear un registro por cada artículo en el formulario Unidades de embalaje, podemos asociarles un Grupo de embalaje que parametrizaremos una única vez.
Este dato lo configuramos en la pestaña Administrar inventario. Además de que podemos indicar el grupo, también vamos a indicar la cantidad de unidades por cada embalaje asociado al grupo de embalaje. Esto lo tenemos que hacer para que el sistema pueda calcular los importes de las tasas.
Parámetros de cliente
Parámetros del módulo
Si queremos que en las facturas de los clientes se muestre el peso de los embalajes, debemos indicarlo activando el parámetro Imprimir el peso del material de embalaje situado en los Parámetros de cliente
Este parámetro se encuentra dentro del grupo de campos Factura de la pestaña Actualizaciones.
Parametrización de clientes
En aquellos clientes que asuman la cuota de los embalajes deberán tener indicado su número de licencia de embalaje. Podemos completar este campo en el formulario Todos los clientes del módulo de Clientes
Al completar este parámetro estamos configurando el sistema para que la cuota se le impute al cliente en vez de a la empresa. Esta parametrización no es acorde a la legislación española.
Administración de la organización
Por último, hay que indicar el número de licencia de la propia empresa para que el sistema gestione las cuotas de las que se va a hacer cargo la empresa.
Entidades jurídicas
En el formulario de Entidad jurídica, seleccionaremos la empresa a configurar y completaremos el campo Número de licencia de cuota de embalaje
Esto provocará que las cuotas de embalaje de los artículos configurados se imputarán a la propia empresa en vez de a los clientes.
Uso de la gestión de embalaje
Una vez que hemos parametrizado todos los elementos vamos a ver cómo se utiliza la gestión del embalaje. Se pueden dar dos casos en los que se muestran los pesos de embalaje en las Facturas de clientes:
- El cliente asume los costes del embalaje. Para ello habremos rellenado el campo de Licencia en el cliente.
- La empresa se hace cargo de las cuotas de embalaje. Para ello, el cliente no tienen que tener rellena la Licencia de cuota de embalaje.
El cliente asume los costes
En este caso hacemos un pedido de venta para un cliente al que le hemos configurado un número de Licencia y de artículos que tienen materiales de embalaje configurados.
Al imprimir la factura se muestran los pesos de los materiales de embalaje y un mensaje que indica que el cliente se hace cargo de las cuotas de embalaje.
La empresa asume los costes
En este caso hacemos un pedido de ventas para un cliente al que no le hemos configurado la Licencia y para artículos que tienen configurado el material de embalaje.
Al imprimir la factura se muestran en la misma los pesos de los materiales de embalaje y un mensaje que indica que la empresa se hace cargo de la cuota.
Informes de embalajes
Existen dos informes estándar para los embalajes situados en Gestión de Inventario > Informes > Material de embalaje.
Peso material de embalaje ventas
Este informe muestra por cada factura las cantidades de embalaje consumidas. Podemos especificar un rango de fechas al generarlo (existe el mismo informe para las cantidades de embalaje que han intervenido en las compras que hemos realizado).
Cálculo de la cuota de material de embalaje
Este informe muestra el cálculo de cuotas de los embalajes utilizados en el rango de fechas que hayamos seleccionado.
