Recientemente estuve probando el proceso de liquidación contable y encontré que es bastante interesante, especialmente el apartado de liquidación automática.
Como bien sabéis se puede realizar de manera manual, pero de un tiempo a esta parte se puede definir un proceso de liquidación automática. Brevemente expongo a continuación lo que he podido ver, analizar, probar, … con objeto de que se pueda tomar un primer contacto con este apartado.
Existen dos características que afectan a la conciliación contable y también al cierre del ejercicio. Es importante tenerlo en cuenta a la hora de realizar el cierre del ejercicio.
No es necesario realizar el proceso de liquidación automático para todas las cuentas contables, sino que se puede realizar el proceso de liquidación contable solo para aquéllas que se desee. Además, cabe la posibilidad, una vez realizado el cierre de un ejercicio, de que las transacciones no conciliadas en el ejercicio que se cierra puedan conciliarse en el ejercicio siguiente con transacciones registradas en el ejercicio siguiente.
Permite definir la ocurrencia de liquidaciones contables, donde se puede indicar cada cuánto tiempo se va a realizar el proceso automático de liquidación; diariamente, semanalmente, cada mes, etc.
- La ocurrencia puede definirse por cada empresa, o bien dentro de cada empresa para determinadas cuentas contables.
- Pueden definirse tantas series de liquidación como se consideren necesarias.
- Además, podría definirse diferentes series de liquidación, por ejemplo, para cuentas de clientes y para cuentas de proveedores se podría definir una ocurrencia mensual y para cuentas bancarias la ocurrencia podría ser semanalmente, etc.
- Así mismo, dentro de la ocurrencia de liquidación permitirá definir los criterios de coincidencia de liquidación, tales como la fecha de las transacciones; la diferencia de fecha permitida, el tipo de registro, las dimensiones y las etiquetas financieras.
Las ocurrencias de liquidación también se pueden editar. Puede editarse, por ejemplo, la siguiente ocurrencia en el tiempo o puede editarse toda la serie de la ocurrencia de liquidación.
También, la serie de ocurrencias de liquidaciones contables pueden deshabilitarse, de manera que no ejecutará el proceso de liquidación automático.
Así mismo, se contempla los diferentes roles para configurar la serie de automatización de liquidaciones de contabilidad y para visualizarlas.
Una vez que se ha definido las ocurrencias de liquidación de contabilidad, puede consultarse el estado de las ocurrencias, a saber: Programada, En ejecución, Error y Terminado.
Cuando el proceso finaliza puede realizarse una comprobación de las transacciones que han sido liquidadas en el formulario de Liquidaciones de contabilidad.
El proceso automático de liquidación va a incluir todas las transacciones que cumplan los criterios de la ocurrencia de liquidación, excepto las transacciones que se hayan marcado manualmente para su liquidación en el formulario Liquidaciones de contabilidad. Ejecutará la automatización para las transacciones con fecha desde el primer día del ejercicio hasta la fecha actual en que se ejecuta la ocurrencia.
Si la ocurrencia de liquidación está configurada para ejecutarse el primer día de cada mes, y si el ejercicio finaliza el día 31 de diciembre, se recomienda cambiar la ocurrencia del 1 de enero del ejercicio que se abre nuevo, al 31 de diciembre del año anterior, para que se tengan en cuenta las transacciones desde el 2 de diciembre hasta el 31 de diciembre en el proceso automático de liquidación.
He de añadir también que Las transacciones que resultan liquidadas automáticamente por este proceso pueden revertirse manualmente. Por ejemplo, realizamos una liquidación contable de manera manual y resulta que hemos seleccionado una transacción que no corresponde para conciliar con otra. En este caso podría revertirse manualmente dicha liquidación contable.
Veamos las características:
La característica “Proceso de automatización de liquidaciones de contabilidad”
- Esta característica se puede “Habilitar” solo si se ha habilitado previamente la característica “Las transacciones entre la liquidación de contabilidad y el cierre de fin de año”. Esta es la que va a permitir conciliar automáticamente.
La característica “Las transacciones entre la liquidación de contabilidad y el cierre de fin de año”
- Permite que solo las transacciones que no se han liquidado (conciliado) pasen a formar parte del saldo de apertura. Las que ya se han liquidado en un ejercicio que se cierra no pasarán a formar parte del saldo de apertura del ejercicio siguiente. Si por ejemplo hay varias transacciones en una cuenta contable y se realiza la liquidación contable, solo las no liquidadas pasan a formar parte del asiento de apertura en el ejercicio siguiente y solo esas transacciones no liquidadas van a formar parte del proceso de revaloración de divisa extranjera.
Por ejemplo, en la cuenta contable de clientes hay 450 transacciones de débito y 180 transacciones de crédito. Las transacciones de débito representan facturas, y las de crédito los cobros de esas facturas. Se genera la liquidación contable de la cuenta y 180 transacciones de débito quedan liquidadas con 180 transacciones de crédito por lo que quedan pendientes de liquidar 270 transacciones de débito cuando se genera el proceso de cierre del ejercicio. El importe de las 270 transacciones de débito pasa a formar parte del saldo de apertura del ejercicio siguiente.
- Esta característica también permite que en los saldos de apertura de un ejercicio se mantenga el detalle de las transacciones que no se han liquidado en el ejercicio que se cierra. Si la cuenta contable tiene seleccionado “Mantener el detalle para la cuenta principal”, en el saldo de apertura se mantiene el detalle de las transacciones del ejercicio anterior que no se hayan liquidado,
Siguiendo con nuestro ejemplo, en el saldo de apertura mostrará el detalle de 270 transacciones que no se liquidaron en el ejercicio anterior si la cuenta contable tiene el valor “Sí” en el campo “Mantener el detalle para la cuenta principal”. Esto permitirá conciliar las transacciones en el nuevo ejercicio de manera automática con las transacciones que se generen en el nuevo ejercicio.
- Además, cuando esta característica está habilitada, no se podrá liquidar transacciones de un ejercicio con transacciones de otro ejercicio.
- Una vez que se ha realizado el cierre de un ejercicio ya no podrás realizar la liquidación contable en el ejercicio cerrado, para hacerlo será necesario invertir el cierre del ejercicio.
- A la hora del cierre contable de un ejercicio puede suceder que muestre un mensaje de error y que no deje realizar el cierre cuando hay transacciones de un ejercicio que se han liquidado con transacciones de otro ejercicio (puede que se haya realizado la liquidación de contabilidad manualmente antes de habilitar la característica, donde si permitía conciliar transacciones de ejercicios diferentes).
Cuando esto sucede muestra un mensaje donde indica que puedes deshabilitar la característica “Las transacciones entre la liquidación de contabilidad y el cierre de fin de año”. Una vez deshabilitada la característica podrás volver a generar el cierre del ejercicio y apertura del ejercicio siguiente.
También, en lugar de deshabilitar la característica se pueden “desliquidar” desde el formulario “Revisar liquidaciones entre ejercicios”.
