Auditar cuentas de proveedor en Dynamics 365 Finance

CÓMO AUDITAR LAS CUENTAS DE PROVEEDORES

En el caso de los pasivos encontramos que una de las partidas que siempre se auditan son las cuentas por pagar de proveedores, es decir, uno de los pasivos más significativos dentro del pasivo corriente. Revisando esta partida, se audita a su vez parte de los gastos por compras, que corresponde a su contrapartida contable.

La prueba fundamental que lleva a cabo el auditor es la confirmación del saldo con el proveedor, de tal manera que ratifica el importe registrado. A este proceso se le llama “circularización de saldos de proveedores” y consiste en el envío a los proveedores de un comunicado con el saldo que aparece en los registros contables de la entidad que está siendo auditada, de tal modo que los proveedores envían respuesta confirmando el saldo o notificando las diferencias para conciliarlas.

El auditor no circulariza a todos los proveedores, sino que realiza una selección que en importe cubra el porcentaje de la muestra que haya determinado, por este motivo, la necesidad del auditor, es tener un detalle de los saldos de todas las cuentas por pagar detallada por proveedor y, obviamente, que este detalle esté cuadrado con contabilidad o identificadas sus diferencias para poder analizar las causas.

PREPÁRATE PARA LA AUDITORÍA DE PROVEEDORES

Micfrosoft Dynamics 365 Finance nos ayuda, con un informe “chivato”, a detectar si tenemos alguna diferencia entre el registro contable y las transacciones incorporadas por el módulo de proveedores. Este informe es un detalle por cuenta contable del área de proveedores donde podemos ver el saldo de las transacciones incorporadas por el módulo y el saldo registrado en contabilidad, al mismo tiempo puedes ver una columna de diferencias.

Podemos acceder a él a través de la ruta Proveedores/Consultas e Informe/Informes de Proveedores/Conciliación de proveedor a libro mayor:

¿QUÉ INFORMES DE DYNAMICS NOS PUEDEN AYUDAR?

Para el auditor es importante partir de lo general a lo particular y poder ir cuadrando todas las cifras con las que va trabajando.

En D365 Finance podemos obtener, desde el módulo de contabilidad general, un “Saldo de comprobación” y ceñirnos a las cuentas 400 y 410 que son las que hacen referencia a proveedores y acreedores en el plan contable español, este detalle lo obtenemos desde la ruta Contabilidad general/Consultas e informes/Saldo de comprobación.

En esta consulta se podrá ver el detalle de las cuentas contables con su saldo de apertura, movimientos de débito, movimientos de crédito y el saldo de cierre del periodo que hayamos definido a la hora de obtener la consulta.

Desde la ruta Proveedores/Consultas e Informe/Informes de Proveedor, podemos acceder al informe llamado “Lista de saldo de proveedores”, al emitir este informe podemos seleccionar las cuentas contables que queremos que tenga en cuenta y nos dará un detalle por proveedor del saldo de apertura, operaciones del período y el saldo del cierre.

Como puedes ver el total mostrado cuadra con el detalle de “Saldo de comprobación” por importe de 44.819,78.

Con este informe, el auditor puede seleccionar aquellos proveedores con saldos más significativos para su selección en la circularización de la confirmación de los saldos por parte de los proveedores, de tal manera que cubra su porcentaje de muestra definido.

Dado que este informe nos muestra también el total de movimientos en el crédito, puede facilitar información sobre aquellos proveedores con los que se tiene gran importe de transacciones aunque el saldo de final de periodo sea pequeño, así se puede tener en cuenta para analizar algunas de sus transacciones aunque no se analice a nivel de saldo.

Adicionalmente, contamos con el “Extracto de cuenta de proveedor” al que accedemos desde la ruta Proveedores/Consultas e Informes/Proveedores, de tal manera que si el auditor necesita ver la composición del saldo de los proveedores que seleccione para su revisión, desde este informe se puede obtener:

En este caso hemos seleccionado el proveedor “PROV-000004” cuyo saldo en el “Informe de lista de saldo de proveedores” es de 35.139,78, coincidente con el total del detalle que nos muestra el “Extracto de proveedor”.

Desde aquí se podrán seleccionar transacciones concretas que componen el saldo de los proveedores seleccionados, de tal forma que los auditores ya habrán bajado hasta el último escalón para revisar la operativa del registro contable.

Además de este informe, también se puede acceder al “Informe de transacciones de proveedor abiertas” desde la ruta Proveedores/Consultas e Informes:

Dentro del sistema, se puede trabajar más ágilmente con esta información desde el formulario del proveedor/proveedor/transacciones:

Aquí podemos tener acceso a todas las transacciones del proveedor y nos permite filtrar por fechas, por lo que haciendo el filtro apropiado tendremos:

Como podemos observar tenemos el mismo saldo que en el “Extracto de proveedor” pero con el detalle de todas las transacciones realizadas y la posibilidad de navegar a cada una de ellas para mayor detalle e incluso para visualizar los asientos contables realizados, de tal modo que podamos acceder rápidamente a cualquier información solicitada por el auditor.

¿CÓMO SELECCIONAR TRANSACCIONES DEL SALDO DE PROVEEDORES?

Si el auditor quisiera realizar una prueba sustantiva a nivel de trasacciones, es decir, revisar las transacciones que componen el saldo de la cuenta 4101000000, por ejemplo, y seleccionar una muestra razonable para la emisión de sus conclusiones, independientemente del proveedor al que pertenezcan, podría navegar a través del propio saldo de cierre indicado en la consulta de “Saldo de comprobación”, que le llevaría a:

Desde aquí, el auditor podría seleccionar las transacciones necesarias hasta cubrir el porcentaje de muestra definido en su trabajo.

Igualmente, desde el propio formulario de “Saldo de comprobación”, en la parte superior, tenemos las opciones de visualizar: Todas las transacciones, Transacciones del ejercicio (nos muestra solo las transacciones del ejercicio para el que hemos solicitado el Saldo de comprobación), Por divisa (nos muestra una línea por divisa) y Período (nos muestra una línea por cada periodo del calendario).